Deine Kalkulation sagt 29 Prozent. Deine Buchhaltung sagt 33,5. Beide haben recht — und in dieser Differenz steckt mehr Information als in jeder anderen Zahl deines Betriebs.

Der Monatsabschluss kommt, die Wareneinsatzquote ist wieder höher als geplant, und du gehst die üblichen Erklärungen durch. Die Lieferanten sind teurer geworden. Der Steuerberater rechnet anders. Die Kalkulation gehört überarbeitet.

Kann alles sein. Nur erklärt keine dieser Antworten, warum die Abweichung Monat für Monat ungefähr gleich groß bleibt.

Zwei Zahlen, die Verschiedenes messen

Der Soll-Wareneinsatz kommt aus deiner Kalkulation. Verkaufte Gerichte mal hinterlegter Rezepturwert, aufsummiert. Diese Zahl beschreibt eine Welt, in der jede Portion exakt der Rezeptur entspricht, nichts verdirbt und niemand mitisst.

Der Ist-Wareneinsatz kommt aus der Warenbewegung: Anfangsbestand plus Einkauf minus Endbestand. Das ist, was tatsächlich verbraucht wurde.

Am Modellbetrieb durchgerechnet — 60 Plätze, 100.000 Euro Monatsumsatz: Die verkauften Gerichte ergeben laut Rezepturen 29.000 Euro. Die Warenbewegung zeigt 18.000 Euro Anfangsbestand, 34.200 Euro Einkauf, 18.700 Euro Endbestand. Verbraucht wurden also 33.500 Euro.

Die Differenz beträgt 4.500 Euro. In einem Monat. Bei einem Betrieb, der aufs Jahr vielleicht 80.000 Euro Betriebsergebnis macht, ist das eine Größenordnung, die über die Frage entscheidet, ob sich die Sache lohnt.

In keiner der beiden Zahlen steckt ein Fehler. Sie messen nur Unterschiedliches.

Wo das Geld tatsächlich hingeht

In den meisten Betrieben verteilt sich die Lücke auf dieselben vier Ursachen, und zwar ungefähr in dieser Reihenfolge.

Die größte ist die Portionsabweichung, und sie ist zugleich die unauffälligste. Ein Backhendl mit 180 Gramm Fleisch in der Rezeptur wird nach Augenmaß mit 200 Gramm angerichtet. Elf Prozent mehr auf der teuersten Komponente des Tellers, bei 400 Portionen im Monat. Das fällt niemandem auf, weil auf keinem Teller etwas fehlt.

Dann die Mitarbeiterverpflegung. Wird gekocht, wird gegessen, wird nicht gebucht. Zehn Essen am Tag zu drei Euro Wareneinsatz sind 900 Euro im Monat, die im Verbrauch auftauchen und im Umsatz nicht.

Verderb und Bruch stehen an dritter Stelle und sind meist kleiner als vermutet, solange die Bestellmengen zur Nachfrage passen.

Und schließlich Storno und Nachproduktion. Ein reklamiertes Gericht wird ersetzt. Der Ersatz steht im Verbrauch, aber nur einmal im Umsatz.

Die Lücke ist keine Fehlermeldung, sie ist die Kennzahl

Der Punkt ist nicht, welcher dieser Posten bei dir der größte ist. Der Punkt ist, dass du die Lücke überhaupt kennst.

Wer nur den Ist-Wareneinsatz aus der Buchhaltung sieht, weiß am Monatsende, dass es zu viel war. Nicht, wo. Er reagiert dann mit dem, was zur Hand ist: Preise anheben oder beim Einkauf drücken. Beides kann richtig sein. Beides geht daneben, wenn die Ursache in der Küche sitzt und nicht im Preis.

Legst du Soll und Ist nebeneinander, hast du eine Zahl, die sich steuern lässt. Sie geht nie auf null, zwei bis drei Prozentpunkte sind normal. Aber ihre Bewegung bedeutet etwas. Wächst sie, ist etwas passiert. Schrumpft sie, hat eine Maßnahme gewirkt.

Anfangen

Nimm einen abgeschlossenen Monat und rechne beides einmal aus. Wenn du die Zahl zum ersten Mal siehst, weißt du mehr über deinen Betrieb als die meisten deiner Mitbewerber über ihren.

Rechne sie nicht für dreihundert Artikel, sondern für die zwanzig, die den Großteil des Wareneinsatzes ausmachen. Dort sitzt sie ohnehin.

Und wiederhole es monatlich. Eine Zahl, die du einmal im Jahr siehst, ist Statistik. Eine, die du monatlich siehst, ist Steuerung.

Wer hinschaut, wenn niemand Zeit hat

Jetzt der unangenehme Teil: Diese Rechnung jeden Monat aufzumachen kostet Zeit, die zwischen Dienstplan, Reklamation und Personalsuche nicht da ist. Deshalb machen sie so wenige.

ORA, unser KI-Agent in optimizes Intelligence, rechnet die Lücke laufend mit und meldet sich, wenn sie sich bewegt. Nicht als Zahl in einem Dashboard, in das jemand hineinsehen müsste, sondern als konkrete Empfehlung:

Empfehlung von ORA

Der Ist-Wareneinsatz liegt im Mai bei 33,5 %, kalkuliert sind 29,0 %. Die Abweichung ist gegenüber April um 0,8 Prozentpunkte gestiegen.

Auffällig: Bei Backhendl liegt der rechnerische Verbrauch 14 % über der Rezeptur, bei Rindsuppe 11 %. Beide Artikel wurden im Mai überdurchschnittlich oft verkauft.

Vorschlag: Portionskontrolle bei diesen beiden Gerichten für zwei Wochen mit Waage, danach erneut messen.

Das ist der Unterschied zwischen einer Auswertung, die es gibt, und einer, die etwas verändert.

Rechnen wir deine Lücke gemeinsam durch. Buch dir dreißig Minuten, wir legen das Schema aus diesem Beitrag an deine Zahlen an, und du weißt danach, wo bei dir die Differenz sitzt. Termin vereinbaren.

Im nächsten Beitrag geht es um den Sonderfall, den wir hier ausgespart haben: Was passiert, wenn nicht der Ist-Wert zu hoch ist, sondern der Soll-Wert zu niedrig.